De locatie kiezen en aanpassen voor een participatie-evenement

1. Doelstellingen en het format van het evenement bepalen

De eerste stap is het bepalen van de doelstellingen van het evenement en de formats om die te bereiken:

• presentaties door deskundigen om informatie te verstrekken,
• groepsdiscussies om de uitwisseling van ideeën te bevorderen,
• workshops om vaardigheden te ontwikkelen,...

2. Keuze van de locatie

De locatie moet:

• goed gelegen zijn,
• voor iedereen toegankelijk zijn,
• essentiële voorzieningen hebben,
• en een akoestisch niveau hebben dat bevorderlijk is voor het luisteren en de concentratie.

3. Indeling en meubilair

De indeling en het meubilair moeten interactie en betrokkenheid aanmoedigen.

Afhankelijk van de vereisten zijn verschillende configuraties nodig:

• ruimte voor plenaire sessies,
• zones met stoelen voor discussies in subgroepen,
• ruimte voor activiteiten waarbij je moet rechtstaan.

4. Ruimte en geluid beheren

De deelnemers moeten een makkelijke toegang hebben tot alle zones.

Als er meerdere groepen in dezelfde ruimte aanwezig zullen zijn, kunnen scheidingswanden handig zijn om afzonderlijke ruimten te creëren en de akoestiek te regelen.

5. Audiovisuele installatie

De audiovisuele installatie moet zorgen voor een heldere weergave van de inhoud. Dit houdt in:

• kwaliteitsvolle apparatuur (projectoren, schermen, geluid, ...),
• apparatuur testen vóór het evenement,
• goede akoestiek van de zaal.

6. Comfort en toegankelijkheid

Voor het comfort zijn dit de belangrijkste aandachtspunten: 

• degelijke verlichting,
• temperatuurbeheersing,
• kwaliteit van de stoelen,
• wandoppervlakken om informatie weer te geven en/of whiteboards,
• mogelijkheid om te ontspannen en naar buiten te gaan.

Het is essentieel dat de locatie voor iedereen toegankelijk is. Dit houdt in:

• speciale voorzieningen voor mensen met een handicap,
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en parkeergelegenheid

7. Aankleding en sfeer

De aankleding kan helpen om een uitnodigende en inclusieve sfeer te creëren. De aankleding ondersteunt ook de boodschappen van het evenement (bijvoorbeeld banners en billboards). Het is belangrijk om deelnemers te verwelkomen met koffie, thee en snacks. Voor langere evenementen is het nodig om een ruimte te voorzien die speciaal bestemd is voor catering, waar je je batterijen kunt opladen en kunt netwerken.

8. Begeleidingsmateriaal

Burgers moeten kunnen beschikken over het materiaal dat nodig is voor hun deelname, zoals:

• programma en agenda,
• informatiedocumenten,
• blocnotes en pennen,
• naamkaartjes, ...

9. Logistieke ondersteuning

Logistieke ondersteuning voor het evenement omvat:

• personeel of vrijwilligers die de inschrijvingen regelen en de deelnemers helpen,
• een herkenbaar contactpunt, zodat iedereen weet waar men hulp kan krijgen.

10. Facilitatie

Facilitatie zorgt voor begeleiding van de interacties, zodat alle stemmen worden gehoord en gerespecteerd. Groepsactiviteiten, ijsbrekers of vraag-en-antwoordsessies bevorderen participatie en interactie.