Stappenplan: gemeentelijke burgerbegroting

Stappenplan | Projectoproepen en burgerbegrotingen

Thema
Budgettering

Participatieniveaus
Medebeslissing | Delegatie

Graden van betrokkenheid
Beslissingen nemen | Acties uitvoeren

Deelnameacties
Burgerbegroting

Democratische waarden
Vermogen om politieke beslissingen te beïnvloeden | Capaciteit tot het nemen van burgerinitiatief | Vervolgplicht

Beschrijving:

Een gemeentelijke burgerbegroting houdt in dat de inwoners rechtstreeks mee beslissen over de toewijzing van een deel van de gemeentelijke begroting. Deze tool voor sociale rechtvaardigheid werd voor het eerst gebruikt in Brazilië en werd ingevoerd en aanpast in Europa als middel om de legitimiteit en effectiviteit van het lokale overheidsbeleid te versterken.

Een burgerbegroting is geen algemene bespreking van de volledige begroting, maar richt zich vaak op concrete projecten. In de praktijk nemen veel "burgerbegrotingen" de vorm aan van projectoproepen, ondersteund door een onlineplatform. Daar kunnen inwoners stemmen op ideeën en op projecten die technisch en politieke haalbaar zijn bevonden binnen de gemeentelijke bevoegdheden.

Uiteindelijk leidt dit participatietraject tot concrete resultaten: projecten die door en met inwoners worden uitgevoerd.Een burgerbegroting leidt dus niet alleen tot beter beleid, maar geeft ook inwoners de kans geven hun eigen project te realiseren.

Doelstellingen:

  • De dialoog versterken tussen burgers, politici en ambtenaren.
  • Budgettaire verantwoordelijkheden delen.
  • Burgers de kans geven om zelf beslissingen te nemen over een deel van het investeringsbudget van de gemeente.
  • Transparantie en verantwoordingsplicht rond de gemeentebegroting en de publieke diensten vergroten.
  • Burgerprojecten ondersteunen en uitvoeren.

Deliverables en resultaten

De typische deliverables van een burgerbegroting zijn onder meer:

  • Een reglement dat het proces vastlegt.
  • Een digitaal platform met ingediende en geselecteerde projecten.
  • De resultaten van een haalbaarheidsstudie.
  • Verslagen en communicatie over de beraadslaging, de stemming over de projecten en de voortgang van de uitvoering.

Historisch is de burgerbegroting een oefening in inclusie en transparantie.  Via toewijzingssystemen kan men bijvoorbeeld zorgen dat een deel van de projecten specifiek ten goede komt aan de meest achtergestelde bevolkingsgroepen. Wanneer de burgerbegroting succesvol wordt uitgevoerd, en de burgers voldoende speelruimte krijgen, versterkt het belangrijke democratische waarden zoals transparantie, burgercontrole en gezamenlijke besluitvorming.

Door burgers te betrekken bij de discussie over budgettaire prioriteiten, krijgen beleidsmakers inzicht in hun hun verwachtingen. Zo wordt duidelijk of de huidige verdeling aansluit of dat er juist andere prioriteiten moeten gelden. De burgerbegroting laat niet alleen noden zien, maar brengt vaak ook pijnpunten in kaart rond infrastructuur of dienstverlening. 

Belangrijke kanttekening: 

De term “burgerbegroting” wordt soms gebruikt om te verwijzen naar een geldbedrag dat wordt toegekend aan een bewonersraad, of naar een projectoproep om subsidies toe te kennen. Strikt genomen is dit geen participatieve budgettering. Een echte burgerbegroting draait om collectieve keuzes over de besteding van publieke middelen. De fiche "theoretische basis" bevat de criteria die gewoonlijk gebruikt worden om een model voor een burgerbegroting te definiëren, in het bijzonder:

  • een officieel beslissingsorgaan
  • een meerjarige begrotingscyclus
  • een fase van burgerberaad
  • een stemmoment waarbij de inwoners mee bepalen over de verdeling van het budget
  • een mechanisme om de uitvoering op te volgen.

Voor

1. Het proces ontwerpen

In de voorbereidende fase bepalen de gemeentelijke vertegenwoordigers het ontwerp van de burgerbegroting, welk bedrag beschikbaar wordt gesteld en welke stappen de burgerbegroting zal omvatten (zie punt 3). Ze kunnen ook kiezen voor thematische prioriteiten, bijvoorbeeld rond groene ruimten, mobiliteit, scholen of sociale zaken. Een andere optie is om vooraf prioriteiten vast te leggen volgens geografische of sociodemografische criteria, in lijn met het stedelijk beleid.

Budgettair wordt meestal onderscheid gemaakt tussen het investeringsbudget en het werkingsbudget. Het investeringsbudget omvat eenmalige uitgaven die leiden tot duurzame verbeteringen aan het erfgoed van de gemeenschap (zoals bouw, renovatie of de aankoop van materiaal). Het werkingsbudget betreft de terugkerende uitgaven voor de dagelijkse werking (lonen, onderhoud, abonnementen, verbruiksgoederen, enz.).

In het kader van de burgerbegroting wordt er vaak uitsluitend gewerkt met investeringsuitgaven. Deze keuze zorgt ervoor dat de geselecteerde projecten niet wegen op het budget van de gemeente na één begrotingscyclus. Dat betekent wel dat projecten die personeelskosten of structureel onderhoud vergen, niet in aanmerking komen. Een speelplein of een gemeenschappelijke tuin kan bijvoorbeeld wel gefinancierd worden via het investeringsbudget, maar de kosten voor de aanwerving van een animator of regelmatig onderhoud horen thuis in het werkingsbudget.

Tijdens deze fase van het ontwerpen van de burgerbegroting is het daarom cruciaal om de doelstellingen van het project en de bestuursstructuur helder te omschrijven, en de steun van verkozen mandatarissen en gemeentelijke diensten te verzekeren.

2. Voldoende middelen, tijd en budget voor het hele proces garanderen en toewijzen

Er moeten voldoende middelen, tijd en budget worden geïnvesteerd. Een tijdschema en takenplan helpen het traject te structuren. Het tijdschema moet afgestemd zijn opde agenda van de gemeenteraad en de stemming over de begroting van de gemeente.

Bij het budgetteren gaat het niet enkel om het bedrag waarover burgers beslissen, maar ook om alle organisatie- en communicatiekosten die erbij komen kijken.

Even belangrijk is het om interne communicatie- en opvolgingsmechanismen te voorzien. Omdat de uitvoering vaak bij verschillende gemeentelijke diensten ligt, moeten die vanaf het begin weten welke rol van hen wordt verwacht.

3.De stappen van je burgerbegroting definiëren

Een burgerbegroting kan verschillende vormen aannemen. Worden online en offline methodes gecombineerd, dan spreekt men van een hybride burgerbegroting. Zo’n aanpak combineert de voordelen van digitale technologie (toegankelijkheid, responsiviteit) met de rijkdom van face-to-face-uitwisselingen (beraadslaging, co-constructie). Ze combineert ook verschillende methodes: ideeënoproepen, volksstemmingen, collaboratieve workshops, betrokkenheid van de gemeentediensten, enz.

Hier volgen enkele mogelijke stappen voor de implementatie van zo'n hybride burgerbegroting:

  1. Oproep tot het indienen van ideeën en van projecten, online en/of face to face.
    • Communicatiemiddelen voorzein om de oproep en het beschikbare budgetbekend te maken.
    • Optioneel: workshops organiseren om ideeën te verzamelen en gezamenlijke projecten te ontwikkelen.
    • Optioneel: de mogelijkheid tot interactie bieden om commentaar te geven op de voorgelegde ideeën..
    • Optioneel: een online platform aanbieden waar burgers kunnen stemmen ("likes") om aan te geven welke ideeën het populairst zijn en bij voorrang moeten worden overwogen.
  1. Haalbaarheids- en ontvankelijkheidsstudie door de administratie.
  • Eventueel vergelijkbare ideeën bundelen.
  • Burgers of projectbeheerders betrekken.
  • Duidelijk communiceren over waarom ideeën die niet passen binnen het kader, niet zijn geselecteerd.
  1. Beraadslaging onder burgers en diensten om samen projecten uit te werken..
    • Momenten organiseren om te beslissen welke thematische prioriteiten of criteria zullen dienen als leidraad voor de selectie van de projecten waarover kan worden gestemd. Deze fase kan eventueel ook plaatsvinden voordat de oproep tot ideeën wordt gelanceerd.
    • Optioneel: info- en opleidingsmomenten organiseren rond de gemeentelijke begroting.
  1. Stemming open voor de bevolking of een deel ervan, om de projecten te prioriteren.
  • o Een informatiecampagne voor het grote publiek organiseren over de projecten op de shortlist.
  • De stemming organiseren (digitaal, op papier, enz.) en transparant zijn over de resultaten.
  • De resultaten doorsturen naar de gemeenteraad, die formeel beslist.
  • Optioneel: een deel van budget reserveren voor specifieke thema’s of wijken.
  1. Uitvoering van de geselecteerde projecten..
  • Optioneel: projecten selecteren tot het budget op is, of een vooraf bepaald aantal projecten financieren.
  • Optioneel: de niet-geselecteerde projecten doorschuiven naar andere programma's of een latere edities.
  1. Opvolging en communicatie rond de uitvoering.
    1. Herhaling van de burgerbegroting, op jaarlijkse of meerjarige basis, afhankelijk van de beschikbare middelen en tijd, en volgens de gemeentelijke begrotingscyclus..

Deze stappen vormen mijlpalen om het traject van je burgerbegroting uit te zetten en kunnen verschillende vormen aannemen naargelang van de middelen en ambities.

4. Het reglement en politieke verbintenissen vastleggen

Voor de start moet een reglement worden opgesteld, met eenduidelijk tijdschema, dedetails over de middelen, methodes en procedures. Er is één punt dat vanuit juridisch oogpunt niet mag worden genegeerd: de betrokkenheid van de gemeenteraad. Volgens de Belgische gemeentewet ligt de beslissingsbevoegdheid immers uitsluitend bij de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Burgers kunnen dus formeel geen bindende beslissingen nemen.

Daarom is het essentieel dat de meerderheidspartijen zich verbinden om de resultaten van de stemming over de prioriteiten van de burgerbegroting te respecteren. Zonder een dergelijke engagement betekent dit dat de resultaten opnieuw geëvalueerd en anders geprioriteerd zouden kunnen worden, wat een veiligheid vormt voor de gemeentelijke verantwoordelijken, maar het vertrouwen in het participatieproces ondermijnt.

5. De administratie voorbereiden

Gezien de transversale impact op de verschillende diensten van een administratie, met name de technische diensten, is het belangrijk om te anticiperen op de taakverdeling tijdens de implementatie. Het succes op lange termijn van een burgerbegroting hangt af van de betrokkenheid van de administratie bij de uitwerking, de uitvoering en de opvolging van de projecten. Er moet ook rekening mee worden gehouden dat de burgerbegroting vaak een bijkomende taak vormt voor het administratief personeel, waar rekening mee moet worden gehouden in zijn arbeidstijd.

Idealiter wordt een verantwoordelijke binnen de administratie aangesteld die het proces coördineert, de opvolging verzorgt en die optreedt als aanspreekpunt voor burgers en projectbeheerders.

6. De bevolking mobiliseren

Een goede manier om de burgerbegroting bekend te maken en de bevolking te mobiliseren, is om de actieve burgers van bij het begin te betrekken. Zij kunnen helpen bij het identificeren van de onderwerpen die interessant zijn. Zij weten hoe een deel van de burgers het best kan worden bereikt en gemobiliseerd.

Via acties op het terrein, samenwerking met het maatschappelijk middenveld of scholen, de aankondiging van de data in de lokale pers en op het internet, kan zowel het aantal als de diversiteit van de deelnemers verhoogd worden.

Tijdens

1. Informatie verstrekken over de burgerbegroting en de gemeentebegroting in het algemeen

De eerste fase in de uitvoering is een brede communicatiecampagne. Burgers en verenigingen moeten weten dat het project loopt en dat ze eraan kunnen bijdragen, en dit idealiter al vanaf de oproep tot het indienen van ideeën.

Een burgerbegroting is ook een kans tot burgerschapsvorming. Daarom is het belangrijk om de inwoners uit te leggen hoe een gemeentebegroting werkt: waar het geld van de gemeente vandaan komt, hoe het besteed wordt en welke prioriteiten daarbij gelden.

Daarnaast moet de algemene financiële situatie worden gepresenteerd, inclusief strategische doelstellingen of langetermijnvisies.

Burgers informeren over de begroting kan op verschillende manieren: een brochure, een speciale website, infomomenten, bezoeken ter plaatse of diepgaande workshops.

Er zijn heel wat inspirerende initiatieven. Een voorbeeld: "Je Gemeente Telt" in Vlaanderen.

2. Hulp bieden bij de indiening van projectvoorstellen

Voor verenigingen of georganiseerde groepen is het meestal gemakkelijk om projecten voor te stellen die aan de criteria voldoen en een collectief belang dienen.

Voor individuele burgers kan dat moeilijker zijn. Daarom kan de gemeente ondersteuning aanbieden: workshops waar individuele ideeën omgevormd worden tot collectieveprojecten Inspiratie- of prioriteringssessies tijdens de haalbaarheidsstudie of de co-creatie van projecten.

Welke methode ook gekozen wordt, het belangrijkste is om transparant te handelen, zodat duidelijk is hoe een bepaald idee werd geselecteerd en uiteindelijk als voorstel ter stemming werd voorgelegd. Alle voorstellen moeten beschikbaar openbaar raadpleegbaar zijn. Op sommige platformen kunnen burgers vragen stellen of opmerkingen maken bij projecten, een kans om ideeën te verfijnen of te versterken. 

3.     De projecten onderzoeken

De gemeente onderzoekt alle ingediende projecten op aanvaardbaar en haalbaarheid (realiseerbaarheid). Voor deze fase is nauwe samenwerking tussen de verschillende diensten vereist. Om de vraag naar aanvaardbaarheid te beantwoorden, stelt de organisator zich de vraag of het project binnen de bevoegdheid van de gemeente valt. Om de haalbaarheid na te gaan, worden de technische diensten erbij betrokken. Zij beantwoorden enkel de volgende vragen: Is het project technisch uitvoerbaar? Past het project binnen de enveloppe van de burgerbegroting?

In sommige gevallen doet de administratie suggesties om de projecten te verbeteren of te bundelen. Beslissingen over de ideeën die onhaalbaar worden geacht, moeten gemotiveerd en openbaar gemaakt worden.

4.     Beraadslagen om de projecten te verbeteren of te selecteren

Na de haalbaarheidsstudie volgt een fase van openbare beraadslaging. Burgers krijgen de kans om hun projecten te presenteren, vragen te stellen over andere voorstellen, en samen te beslissen welke projecten richting stemming gaan.

Deze beraadslagingen vinden plaats in vergaderingen die de gemeente speciaal organiseert. Ze kunnen ook worden opengezet voor de hele bevolking, bijvoorbeeld tijdens een forum waarop de verschillende projecten voor te stellen die door de haalbaarheidsstudie zijn gevalideerd of voor de stemming zijn geselecteerd.

5.     Stemmen

De geselecteerde projecten worden ter stemming voorgelegd, die meestal toegankelijk is voor de hele bevolking. Meestal wordt er online gestemd, maar het is ook mogelijk om een papieren stembiljet te deponeren op een speciale locatie of via mobiele stands. In sommige gevallen worden er speciale evenementen georganiseerd om deze stemfase in te luiden en het verrichte werk te vieren. De stemronde duurt meestal één of meerdere weken, soms met kortere fysieke stemmomenten om praktische redenen.

Na

1.     Communiceren over de resultaten

Na de stemming moeten alle burgers worden geïnformeerd over de goedgekeurde projecten. De resultaten kunnen worden gedeeld via de website van de gemeente, in de gemeentekrant, en op een apart begrotingsplatform. Daar kan ook de voortgang worden opgevolgd:  in welke fase bevinden de aanvaarde projecten zich, welke stappen zijn al gezet, en wat staat er nog op de planning.

2.     De projecten uitvoeren

De geselecteerde projecten worden gefinancierd en uitgevoerd. Dat kan op verschillende manieren:door de gemeente zelf, door de gemeente samen met de projectindiener, of door de burgers, verenigen of groeperingen die de uitvoering zelfstandig op zich nemen, eventueel met ondersteuning van de gemeente.

Zelfs wanneer de gemeente uitvoerder is, loont het om tijdens deze uitvoeringsfase contact te houden met de burgers die het idee indienden. Zo blijft de uitvoering afgestemd op de verwachtingen en behoeften van de bevolking. In dit stadium kan het nuttig zijn om pilootprojecten op te zetten voordat de definitieve realisatie plaatsvindt.

Het is duidelijk dat openheid voor uitwisseling met burgers in deze fase van het project niet onderschat mag worden. Die openheid leidt immers tot een nieuwe dynamiek van interactie tussen de bewoners en de administratie, en zelfs tot een andere manier van werken voor de ambtenaren, omdat we overgaan tot co-constructie van het beleid met een relatie verkozene-ambtenaar-bewoner die anders is dan gebruikelijk.

Twee aandachtspunten moeten in gedachten worden gehouden bij het uitvoeren van de projecten. 

  • Een burgerbegroting mag geen excuus zijn om regluiere gemeentelijke dienstverlening te vervangen.
  • Wanneer de burgers of verenigingen de enige uitvoerders zijn, moet erover worden gewaakt dat de burgerbegroting niet wordt herleid tot een subsidie-instrument voor het lokale verenigingsleven.

 

3.     Evalueren

Na de uitvoering is het belangrijk om te evalueren om te controleren of de projecten zijn uitgevoerd in overeenstemming met de verwachtingen. Het is ook belangrijk om de impact van de burgerbegroting te waarderen in de loop van de tijd.

Veel gemeenten markeren gerealiseerde projecten met een bordje zoals "tot stand gekomen dankzij de burgerbegroting". Dat verhoogt de zichtbaarheid en het draagvlak.

Tot slot moet ook het proces zelf geëvalueerd worden. Het is immers belangrijk dat een burgerbegroting op lange termijn kan worden verankerd in het beleid en regelmatig kan worden herhaald.

Verdere info :

// // //