Stappenplan: gemeentelijke burgerbegroting

Stappenplan | Projectoproepen en burgerbegrotingen

Thema
Budgettering

Participatieniveaus
Medebeslissing | Delegatie

Graden van betrokkenheid
Beslissingen nemen | Acties uitvoeren

Deelnameacties
Burgerbegroting

Democratische waarden
Vermogen om politieke beslissingen te beïnvloeden | Capaciteit tot het nemen van burgerinitiatief | Vervolgplicht

Beschrijving:

Een gemeentelijke burgerbegroting betekent dat de beslissing over de toewijzing van een deel van de gemeentelijke begroting wordt toevertrouwd aan de inwoners. Deze tool voor sociale rechtvaardigheid werd voor het eerst gebruikt in Brazilië en werd ingevoerd en aanpast in Europa als middel om de legitimiteit en effectiviteit van het lokale overheidsbeleid te versterken.

Een burgerbegroting heeft niet noodzakelijk dezelfde reikwijdte als een algemene discussie over de budgettaire beleidsoriëntaties. Dat is zelfs zelden het geval. In de praktijk nemen veel "burgerbegrotingen" de vorm aan van projectoproepen, via een onlineplatform dat de stemming over ideeën organiseert, vervolgens over de projecten die zijn geselecteerd en aangepast na de verificatie van hun technische en politieke haalbaarheid, met inachtneming van de reikwijdte van de gemeentelijke bevoegdheden.

Uiteindelijk leidt dit participatietraject tot concrete resultaten via de uitvoering van projecten waarbij de burgers rechtstreeks betrokken kunnen worden. Een burgerbegroting kan niet alleen het overheidsbeleid verbeteren, maar ook groepen burgers de kans geven hun eigen project te ondersteunen en uit te voeren.

Doelstellingen:

  • De dialoog tussen de burgers, de politici en de ambtenaren van de administratie verbeteren.
  • De verantwoordelijkheden op het vlak van budgettaire uitdagingen delen.
  • De bevolking de kans bieden om beslissingen te nemen over een deel van het investeringsbudget van de gemeente.
  • De transparantie en de verantwoordingsplicht rond de begroting en de openbare diensten vergroten.
  • Burgerprojecten ondersteunen en uitvoeren.

Deliverables en resultaten

De deliverables van een burgerbegroting zijn onder meer: een reglement, een platform met een lijst van de ingediende en geselecteerde projecten, alsook de resultaten van een haalbaarheidsstudie. Na de organisatie van een beraadslaging en een stemming over de projecten zal een andere deliverable het mogelijk moeten maken om over de resultaten en over de voortgang van de uitvoering te communiceren. 

Historisch gezien is de burgerbegroting een traject gericht op inclusie en transparantie. Toewijzingssystemen kunnen ervoor zorgen dat een deel van de projecten wordt voorbehouden voor de meest achtergestelde bevolkingsgroepen. Als de burgerbegroting succesvol wordt geïmplementeerd en de burgers voldoende speelruimte laat, kan ze belangrijke democratische waarden zoals transparantie, burgercontrole en overleg ondersteunen en bevorderen.

Door de budgettaire prioriteiten voor het overheidsbeleid ter discussie te stellen, kunnen de politieke en administratieve verantwoordelijken van de burgers vernemen of de verdeling van de financiële middelen overeenstemt met hun verwachtingen of dat veeleer andere prioriteiten voorrang moeten krijgen. De burgerbegroting kan bovendien de overheidsinstanties niet alleen informeren over de behoeften van de burgers, maar ook over de gebrekkige werking van bepaalde infrastructuren of openbare diensten.

Opmerkingen:

De term burgerbegroting wordt ook gebruikt om te verwijzen naar een geldbedrag dat wordt toegekend aan een bewonersraad, of naar een projectoproep om subsidies toe te kennen. Strikt genomen is dit geen participatieve budgettering, die tot doel heeft na te denken over het gebruik van de overheidsfinanciën en die, naast louter de projectbeheerders, ook de bevolking erbij wil betrekken. De fiche "theoretische basis" bevat de criteria die gewoonlijk gebruikt worden om een model voor een burgerbegroting te definiëren, in het bijzonder: de link met een orgaan met een zekere mate van macht, een herhaling over meerdere jaren volgens de begrotingscyclus, de organisatie van een beraadslaging onder burgers en de meningsuiting van de bevolking bij de uiteindelijke keuze over de verdeling van het budget, met een mechanisme om de uitvoering op te volgen.

Voor

1.     Het proces ontwerpen

De vertegenwoordigers van de gemeenten werken in de aanloopfase aan het ontwerp van de burgerbegroting en bepalen welk bedrag eraan zal worden toegekend en welke stappen de burgerbegroting zal omvatten (zie punt 3). Ze kunnen ook bepalen of de burgerbegroting een of meer thematische prioriteiten moet hebben, zoals groene ruimten, mobiliteit, scholen of sociale zaken, of dat er vooraf prioriteiten voor de verdeling moeten worden bepaald in samenhang met het stedelijk beleid, volgens geografische of sociodemografische criteria.

Op budgettair vlak is het gebruikelijk om het investeringsbudget te onderscheiden van het werkingsbudget. Het investeringsbudget dekt de eenmalige uitgaven om duurzame verbeteringen aan te brengen aan het erfgoed van de gemeenschap (bijvoorbeeld: bouw, renovatie, aankoop van materiaal), terwijl het werkingsbudget terugkerende uitgaven betreft die nodig zijn voor de dagelijkse werking (lonen, onderhoud, abonnementen, verbruiksgoederen, enz.).

In het kader van de burgerbegroting wordt er vaak voor gekozen om enkel de investeringsuitgaven erin op te nemen. Deze keuze zorgt ervoor dat de geselecteerde projecten niet wegen op het budget van de gemeente na één begrotingscyclus. Dit vormt wel een beperking van de soorten projecten die kunnen worden voorgesteld en uitgevoerd. Concreet zal een project waarvoor de gemeente personeel in loondienst moet nemen of uitrusting moet onderhouden, niet kunnen worden geselecteerd, omdat deze uitgaven deel uitmaken van het werkingsbudget. Een speelplein of een gemeenschappelijke tuin kan bijvoorbeeld gefinancierd worden via het investeringsbudget (bouw en aanleg), maar de aanwerving van een animator of de kosten voor water gieten en regelmatig onderhoud, kunnen niet worden gedekt.

Tijdens deze fase van het ontwerpen van de burgerbegroting is het daarom bijzonder belangrijk om na te denken over de doelstellingen van het project en om de bestuursstructuur van het project te beschrijven, om de steun van gekozen vertegenwoordigers en andere departementen te verzekeren.

2.     Voldoende middelen, tijd en budget voor het hele proces garanderen en toewijzen

Er moeten voldoende middelen, tijd en budget worden geïnvesteerd. Een tijdschema en takenplan, waarin het project en de belangrijke stappen worden vastgelegd, kunnen helpen om de burgerbegroting te organiseren. Het tijdschema moet ook rekening houden met de planning van de gemeenteraad en de stemming over de begroting van de gemeente.

Bij het plannen van de begroting is het belangrijk om niet alleen rekening te houden met het geldbedrag waarover de burgers zich uitspreken, maar bijvoorbeeld ook met alle organisatie- en communicatiekosten die erbij komen kijken.

Tijdens deze fase is het ook belangrijk om mechanismen voor interne communicatie en opvolging op te zetten. Aangezien de projecten van de burgerbegroting vaak door andere diensten van de gemeente worden uitgevoerd, is het essentieel dat deze diensten op de hoogte zijn van het project en de mate van betrokkenheid die van hen wordt verwacht.

3.     De stappen van je burgerbegroting definiëren

Een burgerbegroting kan verschillende vormen aannemen. Als ze verschillende methoden van participatie en betrokkenheid van de burgers combineert, zowel online als face to face, hebben we het over een hybride burgerbegroting. Dit type benadering probeert de voordelen van de digitale technologie (toegankelijkheid, responsiviteit) te combineren met het behoud van de rijkdom van face-to-face-uitwisselingen (beraadslaging, co-constructie). Ze combineert ook verschillende methodes: oproepen tot ideeën, volksstemmingen, collaboratieve workshops, betrokkenheid van de gemeentediensten, enz.

Hier volgen enkele mogelijke stappen voor de implementatie van zo'n hybride burgerbegroting:

  1. Oproep tot het indienen van ideeën en van projecten, online en/of face to face.
    • Voorzien in communicatiemiddelen om de oproep en de begroting onder de aandacht te brengen.
    • Optioneel: workshops voor burgerberaadslaging organiseren om ideeën te verzamelen en gezamenlijke projecten te doen ontluiken.
    • Optioneel: de mogelijkheid tot interactie bieden om commentaar te geven op de voorgelegde ideeën.
    • Optioneel: voorzien in mogelijkheden om online te stemmen ("likes") om aan te geven welke ideeën het populairst zijn en bij voorrang moeten worden overwogen.
  1. Haalbaarheids- en ontvankelijkheidsstudie door de administratie.
  • Suggesties doen voor het bundelen van vergelijkbare ideeën.
  • Burgers of projectbeheerders bij deze fase betrekken.
  • Duidelijk communiceren over de redenen waarom ideeën die niet passen binnen het kader, niet zijn geselecteerd.
  1. Beraadslaging onder burgers en met de betrokken diensten om samen aan te bouwen aan de projecten.
    • Momenten voor beraadslaging organiseren om te beslissen welke thematische prioriteiten of criteria zullen dienen als leidraad voor de selectie van de projecten waarover kan worden gestemd. Deze fase kan eventueel ook plaatsvinden voordat de oproep tot ideeën wordt gelanceerd.
    • Optioneel: info- en opleidingsmomenten organiseren over de uitdagingen van de gemeentelijke begroting.
  1. Stemming die openstaat voor de hele of een deel van de bevolking, om de projecten te prioriteren.
  • Een informatiecampagne voor het grote publiek organiseren over de projecten op de shortlist.
  • De stemming organiseren (digitaal, op papier, enz.) en transparant zijn over de resultaten.
  • De prioriteitenlijst doorsturen naar de gemeenteraad, die de wettelijke politieke beslissing zal nemen.
  • Optioneel: beslissen om een deel van het geld toe te wijzen aan projecten die aan bepaalde criteria voldoen (bijvoorbeeld: een prioritair thema of een achtergestelde wijk).
  1. Uitvoering van de geselecteerde projecten.
  • Optioneel: projecten selecteren tot het toegewezen bedrag is uitgeput, of vooraf een bepaald aantal projecten kiezen en het resterende budget overdragen.
  • Optioneel: de niet-geselecteerde projecten in aanmerking nemen voor andere programma's of een toekomstige editie.

    6. Opvolging en communicatie rond de verwezenlijking die gekoppeld zijn an de burgerbegroting

    7. De burgerbegroting herbeginnen, op jaarlijkse of meerjarige basis, afhankelijk van de beschikbare             middelen en tijd, en volgens de begrotingscyclus van de gemeente.

Deze stappen vormen mijlpalen om de route van je burgerbegroting uit te zetten en kunnen verschillende vormen aannemen naargelang van je middelen en ambities.

4.     Het reglement van de burgerbegroting en de verbintenissen van het college en de gemeenteraad vastleggen

Het reglement van de burgerbegroting moet duidelijk worden gedefinieerd vóór de start. Het bevat onder meer een nauwkeurig tijdschema en details over de middelen, methodes en procedures. Er is één punt dat vanuit juridisch oogpunt niet mag worden genegeerd: de betrokkenheid van de gemeenteraad. Volgens de Belgische gemeentewet ligt de beslissingsbevoegdheid immers uitsluitend bij de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Het bevoegdheidsniveau dat aan de burgers wordt toegekend, mag formeel dus niet rechtstreeks besluitvormend zijn.

Bij gebrek aan bindende kracht van de stemming van de burgers, zouden de politieke vertegenwoordigers van de meerderheid zich er dus toe moeten verbinden om de resultaten van de stemming over de prioriteiten van de burgerbegroting te volgen. Zonder een dergelijke verbintenis betekent dit dat de resultaten opnieuw geëvalueerd en anders geprioriteerd zouden kunnen worden, wat een veiligheid vormt voor de gemeentelijke verantwoordelijken, maar het vertrouwen in het participatieproces ondermijnt.

5.     De administratie voorbereiden

Gezien de transversale impact op de verschillende diensten van een administratie, met name de technische diensten, is het belangrijk om te anticiperen op de taakverdeling tijdens de implementatie. Het succes op lange termijn van een burgerbegroting hangt af van de betrokkenheid van de administratie bij de uitwerking, de uitvoering en de opvolging van de projecten. Er moet ook rekening mee worden gehouden dat de burgerbegroting vaak een bijkomende taak vormt voor het administratief personeel, waar rekening mee moet worden gehouden in zijn arbeidstijd.

Idealiter wordt binnen de administratie een verantwoordelijke voor de burgerbegroting aangewezen die zich bezighoudt met de organisatie en de opvolging en die optreedt als belangrijkste gesprekspartner voor alle ambtenaren en projectbeheerders.

6.     De bevolking mobiliseren door ze bij de organisatie te betrekken

Een goede manier om de burgerbegroting bekend te maken en de bevolking te mobiliseren, is om de actieve burgers in een vroeg stadium erbij te betrekken. Zij kunnen helpen bij het identificeren van de onderwerpen die interessant zijn. Zij weten hoe een deel van de burgers het best kan worden bereikt en gemobiliseerd.

Door acties op het terrein, samenwerking met het maatschappelijk middenveld of scholen, de aankondiging van de data in de lokale pers en op het internet, kunnen het aantal en de diversiteit van de deelnemers worden verhoogd.

Tijdens

1.     Informatie verstrekken over de burgerbegroting en de gemeentebegroting in het algemeen

De eerste fase in de verwezenlijking van de burgerbegroting is uiteraard de organisatie van een communicatiecampagne om ervoor te zorgen dat de burgers en de verenigingen op de hoogte zijn van het project en eraan kunnen bijdragen, en dit al vanaf de fase van de oproep tot het indienen van ideeën.

Opdat een burgerbegroting een volwaardige bijdrage zou leveren aan burgerschapsvorming, is het belangrijk om de burgers ook te informeren over de manier waarop een begroting tot stand komt en over het gemeentelijk beleid. De burgers zouden informatie moeten krijgen over de herkomst van het geld van de gemeente, de manier waarop ze het uitgeeft en de prioriteiten bij de verdeling en het gebruik van het budget.

Daarnaast moet de algemene financiële situatie worden gepresenteerd en moeten mogelijke acties worden aangegeven. Als er strategische doelstellingen of langetermijnvisies zijn, moeten die ook worden gedeeld en uitgelegd in toegankelijke taal.

Burgers informeren over de begroting kan op verschillende manieren: een brochure, een speciale website, infomomenten, bezoeken ter plaatse of diepgaande workshops.

Er zijn heel wat inspirerende initiatieven. Een voorbeeld: "Je Gemeente Telt" in Vlaanderen.

2.     Hulp bieden bij de indiening van projectvoorstellen

In veel gevallen kunnen verenigingen en georganiseerde groepen gemakkelijk projecten voorstellen. Ze zullen dan moeten uitleggen in welke mate ze voldoen aan de criteria van de projectoproep en een collectief belang dienen.

Omgekeerd is het voor individuele burgers vaak moeilijker om op basis van hun eigen ideeën projecten te bedenken en in te dienen. Hier kan worden gedacht aan verschillende soorten hulp. Zo kunnen "workshops" helpen om al in de indieningsfase over te gaan van een individueel idee naar een collectief project. Het is ook mogelijk om ideeën te verzamelen en ze te prioriteren om inspiratie te geven voor nieuwe voorstellen tijdens de haalbaarheidsstudie of de co-constructiefase van de projecten.

Welke procedure er ook gekozen wordt, het belangrijkste is om transparant te handelen, zodat duidelijk is hoe een bepaald idee werd geselecteerd en uiteindelijk als voorstel ter stemming werd voorgelegd. Alle voorstellen moeten beschikbaar zijn voor openbare raadpleging. Op sommige platformen kunnen de burgers ook vragen stellen of opmerkingen maken over de projecten, wat kan helpen om ze te verbeteren.

3.     De projecten onderzoeken

De ingediende projecten worden door de gemeente onderzocht om er zeker van te zijn dat ze aanvaardbaar en haalbaar (realiseerbaar) zijn. Voor deze fase is nauwe samenwerking tussen de verschillende diensten vereist. Om de vraag naar aanvaardbaarheid te beantwoorden, stelt de organisator zich de vraag of het project binnen de bevoegdheid van de gemeente valt. Om de haalbaarheid na te gaan, worden de technische diensten erbij betrokken. Zij beantwoorden enkel de volgende vragen: Is het project technisch haalbaar? Is het project uitvoerbaar binnen de enveloppe van de burgerbegroting?

In sommige gevallen geeft de administratie suggesties om de projecten te verbeteren of suggereert ze dat soortgelijke projecten kunnen worden gebundeld en dat de projectbeheerders zouden kunnen samenwerken. Beslissingen over de ideeën die onhaalbaar worden geacht, worden gemotiveerd en openbaar gemaakt.

4.     Beraadslagen om de projecten te verbeteren of te selecteren

Zodra de haalbaarheidsstudie is afgerond, kan de selectie van projecten die ter stemming worden voorgelegd, worden opengesteld voor openbare beraadslaging. Er bestaan verschillende vormen van burgerontmoetingen in het kader van een burgerbegroting. De meest veeleisende formats zijn die waarbij burgers niet alleen hun projecten kunnen presenteren en vragen kunnen stellen over de projecten van anderen, maar ook kunnen overgaan tot een beraadslaging om de uiteindelijke selectie te sturen. Deze uitwisselingen tussen projectbeheerders en administratieve diensten vinden plaats tijdens een reeks vergaderingen die speciaal door de gemeente worden bijeengeroepen. Het is ook mogelijk om deze bespreking open te stellen voor de hele bevolking, bijvoorbeeld tijdens een forum om de verschillende projecten voor te stellen die door de haalbaarheidsstudie zijn gevalideerd of voor de stemming zijn geselecteerd.

5.     Stemmen

In de meeste processen worden de door de burgers voorgestelde projecten ter stemming voorgelegd aan de hele betrokken bevolking. Meestal wordt er online gestemd, maar het is vaak ook mogelijk om een papieren stembiljet te deponeren op een speciale locatie of via mobiele stands. In sommige gevallen worden er speciale evenementen georganiseerd om deze stemfase in te luiden en het werk te vieren dat is verricht om een idee om te zetten in een concreet project. De stemronde loopt meestal over een periode van één of meerdere weken, met soms kortere momenten voor fysieke stemming om praktische redenen.

Na

1.     Communiceren over de resultaten

Alle burgers moeten worden geïnformeerd over de projecten die zijn goedgekeurd in het kader van de burgerbegroting. De resultaten kunnen niet alleen op de website worden gepubliceerd, maar ook in de gemeentekrant. Op de website van de burgerbegroting kunnen de resultaten worden gerapporteerd en opgevolgd. Hierbij wordt aangegeven in welk stadium de verwerking van de aanvaarde projecten zich bevindt en worden de genomen opvolgingsmaatregelen beschreven.

2.     De projecten uitvoeren

De geselecteerde voorstellen worden gefinancierd en uitgevoerd door de gemeente. De projecten worden uitgevoerd ofwel door de gemeente alleen, ofwel door de projectbeheerder samen met de gemeente. Ook al is het de gemeente die het project tot stand brengt, het is altijd de moeite waard om tijdens deze uitvoeringsfase de burgers te raadplegen die het idee hebben ingediend, om er zeker van te zijn dat het project voldoet aan de verwachtingen en behoeften van de bevolking. In dit stadium is het ook interessant om te voorzien in pilootprojecten om het gebruik te testen voorafgaand aan de definitieve aanleg.

Het is duidelijk dat openheid voor uitwisseling met burgers in deze fase van het project niet onderschat mag worden. Die openheid leidt immers tot een nieuwe dynamiek van interactie tussen de bewoners en de administratie, en zelfs tot een andere manier van werken voor de ambtenaren, omdat we overgaan tot co-constructie van het beleid met een relatie verkozene-ambtenaar-bewoner die anders is dan gebruikelijk.

Een project kan ook worden uitgevoerd door de projectbeheerder alleen, die alleen wordt bijgestaan door de gemeente als dat nodig is. Wanneer de burgerbegroting het mogelijk maakt dat een project wordt uitgevoerd door verenigingen of burgergroeperingen, gaat het vaak om veel lagere bedragen dan die van de door de gemeente uitgevoerde projecten.

Twee aandachtspunten moeten in gedachten worden gehouden bij het uitvoeren van de projecten. Wanneer de gemeente zelf de projecten uitvoert, moet erop worden gelet dat de burgerbegroting geen compensatie vormt voor wat eigenlijk een gewone gemeentelijke openbare dienst zou moeten zijn. Wanneer de projectbeheerders de enige uitvoerders zijn, moet erover worden gewaakt dat de burgerbegroting niet wordt herleid tot een subsidie-instrument voor het lokale verenigingsleven.

3.     Evalueren

Er moet een opvolging plaatsvinden na de uitvoering om te controleren of de projecten zijn uitgevoerd in overeenstemming met de verwachtingen. Het is ook belangrijk om de impact van de burgerbegroting te waarderen in de loop van de tijd. Vaak brengen gemeenten plaatjes aan met een tekst als "tot stand gekomen dankzij de burgerbegroting" om het lokale landschap te markeren.

Tot slot moet ook een beoordeling worden gemaakt van het proces van de burgerbegroting en de mogelijke aanpassingen. Het is immers belangrijk dat een burgerbegroting op lange termijn kan worden verankerd en regelmatig kan worden herhaald.

 

Verdere info :