Wat zijn de technieken voor groepsfacilitatie?
Vraag | Thematische focus
Participatieniveaus
Medebeslissing | Delegatie
Graden van betrokkenheid
Een mening uiten | Collectief advies opbouwen | Beslissingen nemen
Democratische waarden
Inclusie | Transparantie | Sociale verbinding
Het doel van groepsfacilitatie is om de voorwaarden te creëren voor een samenwerkingsdynamiek rond een bepaald thema of project.
Er bestaan tal van faciliteringstechnieken. Soms komen verschillende benamingen overeen met relatief vergelijkbare processen. Afhankelijk van het doel van de oefening, de grootte van de groep en het beschikbare materiaal, kunnen verschillende faciliteringstechnieken gebruikt worden. Deze technieken kunnen ook gecombineerd worden tijdens verschillende sequenties van hetzelfde participatieve proces.
Deze thematische focus geeft een samenvatting van de elementen die beschikbaar zijn gesteld via verschillende online gidsen. De bronnen die zijn geraadpleegd bij het maken van deze selectie staan vermeld aan het einde van het artikel.
Ga voor meer informatie naar de pagina "Externe bronnen".
Om een beroep te doen op een animatie of facilitatie, zie het gedeelte "Opdrachtencentrale"
World Café
Doel: Mensen laten discussiëren en bijdragen door verschillende kleine groepen samen te brengen in verschillende discussierondes in een ontspannen sfeer.
Aantal deelnemers: 5 tot 200
Tijd: 1 tot 2 uur afhankelijk van het aantal deelnemers
Benodigdheden: flipcharts, posters, tafelkleden, viltstiften
Online: https://participedia.net/method/167
Afbeelding: https://participedia.net/method/167
Tijdens een World Café wordt een groep verdeeld in verschillende kleine groepjes van vijf tot acht deelnemers rond een ronde tafel om in een ontspannen sfeer ideeën uit te wisselen over een bepaald thema. We raden aan om een of meer open vragen te kiezen, waarvan de formulering aanzet tot creatieve verkenning van alternatieven. Vooringenomen of gesloten formuleringen die de ruimte voor discussie beperken, moeten vermeden worden.
De discussie vindt plaats in verschillende opeenvolgende rondes van 20 tot 30 minuten. Het einde van een ronde wordt aangegeven met een bel of muziek. Bij elke nieuwe ronde wisselen de deelnemers van tafel. De resultaten van elke ronde en van elke kleine groep worden gedocumenteerd, bijvoorbeeld op flipcharts, posters of tafelkleden die op tafel liggen. Mensen worden uitgenodigd om direct op de tafelkleden of dragers te schrijven of te tekenen.
Een van de personen wordt uitgenodigd om aan de tafel te blijven tijdens het wisselen van tafel, om te fungeren als het geheugen van de vorige discussie, zodat hij of zij, indien nodig, de nieuwkomers kan informeren. Over het algemeen begint de eerste ronde met het bespreken van het probleem in algemene termen; in de tweede ronde worden de oplossingen toegelicht en in de derde ronde bespreekt men ten slotte de maatregelen die moeten worden genomen om het probleem aan te pakken.
Tot slot worden de resultaten voorgesteld en besproken tijdens een voltallige zitting. Het is belangrijk om de belemmeringen voor de participatie weg te nemen door gebruik te maken van toegankelijke vergaderzalen, eenvoudige taal, facilitators en, indien nodig, vertalers.
Fishbowl-gesprek
Doel: Gezamenlijk een onderwerp onderzoeken en aandachtig luisteren naar een discussie.
Aantal deelnemers: 5 tot 15
Tijd: 30 min. - 1.30 uur
Benodigdheden: stoel, notitieblok en pen voor elke deelnemer
Online: link wikipedia fishbowl 
Een fishbowl-gesprek is een participatietechniek die een open dialoog, de uitwisseling van ideeën en actief luisteren tussen deelnemers aanmoedigt.
Er worden stoelen in twee cirkels opgesteld. De binnenste cirkel is de "vissenkom" waar de collectieve discussie plaatsvindt, terwijl de buitenste cirkel voorbehouden is voor observatie en individuele reflectie.
Een kleine groep deelnemers wordt gekozen om in de binnenste cirkel te zitten en deel te nemen aan de discussie. Het te bespreken onderwerp wordt geïntroduceerd door de facilitator, die vervolgens de deelnemers in de binnenste cirkel uitnodigt om hun gedachten, standpunten of ervaringen te delen.
De deelnemers worden aangemoedigd om één voor één te spreken en actief naar anderen te luisteren. De deelnemers in de buitenste cirkel observeren de discussie in stilte. Zij kunnen aantekeningen maken of vragen of gedachten opschrijven om later te delen. Er kan ook één stoel worden vrijgelaten in de binnenste cirkel, zodat iemand uit de buitenste cirkel daar kan gaan zitten als die iets aan de discussie wil toevoegen.
Na een bepaalde tijd of als aan bepaalde criteria is voldaan (bijvoorbeeld als elke deelnemer in de binnenste cirkel de kans heeft gehad om zijn of haar mening te geven), kan de facilitator een of meer deelnemers uit de buitenste cirkel uitnodigen om zich bij de binnenste cirkel te voegen en bij te dragen aan de discussie. Deze rotatie gaat de hele zitting door, waarbij deelnemers uit de buitenste cirkel naar behoefte toetreden tot de binnenste cirkel of deze weer verlaten.
De facilitator sluit de discussie af met een samenvatting van de belangrijkste punten of thema's die naar voren zijn gekomen en nodigt de deelnemers uit om hun laatste gedachten of opmerkingen te delen. Indien nodig, kan deze methode ook online worden gebruikt met digitale hulpmiddelen zoals Miro, Mural of Klaxoon om de discussie te visualiseren.
Mindmapping
Doel: de creativiteit van de groep verkennen; een idee uitdiepen door alle aspecten ervan te visualiseren; ideeën prioriteren en met elkaar in verband brengen.
Aantal deelnemers: 2 tot 6
Tijd: 15 - 30 min
Benodigdheden: Post-it, whiteboard, flipchart of groot formaat papier, viltstiften
Afbeelding: https://stock.adobe.com/be_fr/search?k=mind+map&search_type=usertyped&asset_id=181157555
Een mindmap is een techniek om informatie visueel te organiseren rond een centraal concept, door lijnen te trekken om verbanden en ideeën weer te geven.
Eerst en vooral, moet het centrale onderwerp of concept waarrond de mindmap zal draaien, bepaald worden. Het kan een probleem zijn dat opgelost moet worden, een concept dat onderzocht moet worden of een project dat gepland moet worden. Het onderwerp wordt geschreven of getekend op een groot whiteboard of flipchart. Dit is het centrale punt van de mindmap.
Deelnemers worden vervolgens aangemoedigd om ideeën, trefwoorden of concepten te verwoorden met betrekking tot het centrale onderwerp.
Elk idee kan dan worden gepositioneerd om zich van het centrale knooppunt te vertakken als een aparte tak. Naarmate deelnemers ideeën aandragen, kunnen gerelateerde concepten met elkaar worden verbonden door er lijnen of takken tussen te trekken. Verschillende kleuren of stijlen kunnen worden gebruikt om verschillende soorten relaties te onderscheiden (bijvoorbeeld oorzaak en gevolg, hiërarchie of gelijkenis).
Op deze manier ontwikkelt de mindmap zich door subtakken toe te voegen en elk idee of concept uit te diepen. Hiermee kan men gehelen naar voren brengen die de belangrijkste aandachtspunten van het onderzochte probleem vertegenwoordigen.
De deelnemers worden aangemoedigd om de verbanden tussen de verschillende takken te verkennen en bestaande ideeën verder uit te werken. Zodra de mindmap voldoende ontwikkeld is, wordt hij in groep geëvalueerd om patronen, hiaten of gebieden voor verdere ontwikkeling te identificeren. Aan het einde van de oefening worden de belangrijkste ideeën samengevat en de te ondernemen acties of volgende stappen geïdentificeerd.
Grafische facilitering
Doel: Ideeën verzamelen en illustreren met tekeningen
Aantal deelnemers: 2 tot 200 en een tekenaar (bij meer dan 100 deelnemers is een tweede tekenaar nodig)
Tijd: 15 min. - 3 uur
Benodigdheden: groot formaat papier, flipchart, viltstiften of een digitaal tablet aangesloten op een scherm.
Afbeelding: een voorbeeld van grafische facilitering tijdens het colloquium "Overlegcommissies: democratische innovatie op zijn Brussels", 08.02.24, online: https://www.parlement.brussels/publicatie-van-de-handelingen-van-het-colloquium-overlegcommissies-democratische-innovatie-op-zijn-brussels/
Visueel of grafisch faciliteren houdt in dat belangrijke punten, ideeën en discussies in realtime worden vastgelegd met behulp van visuele weergaven zoals tekeningen, diagrammen en schetsen. Het is alsof men aantekeningen maakt met beelden.
Voor de zitting moet de tekenaar zich vertrouwd maken met het te bespreken onderwerp of thema en de doelstellingen van de workshop, zodat hij/zij voorbereid is op de belangrijkste punten die tijdens de discussie naar voren kunnen komen.
Er moet een plek zijn waar de deelnemers de schetsen gemakkelijk kunnen zien. Dit kan een groot whiteboard zijn, flipchartpapier of een tablet aangesloten op een scherm. De tekenaar luistert actief naar de deelnemers tijdens hun discussies en noteert de belangrijkste punten, ideeën, thema's en conclusies. Visuele elementen zoals tekeningen, pictogrammen, symbolen en korte titels worden gebruikt om deze concepten op een aantrekkelijke en zelfs grappige manier voor te stellen. Deze visuele facilitering kan helpen om de stemming te verlichten, de discussie te deblokkeren of het onderwerp vanuit andere invalshoeken te benaderen. De verschillende schetsen kunnen ruimtelijk opgesteld worden op een bord of scherm om een coherente en visueel aantrekkelijke weergave van de discussie te creëren. Ruimtelijke relaties, groeperingen en hiërarchieën brengen de structuur en de verhoudingen tussen de verschillende ideeën over op een niet-tekstuele manier. Deelnemers kunnen ook worden aangemoedigd om te interageren met het tekenproces door hen te vragen ideeën aan te dragen, visuele metaforen te suggereren of concepten uit te leggen. Dit bevordert het gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid onder de deelnemers en zorgt ervoor dat het transcript hun standpunt nauwkeurig weergeeft.
Als de vergadering online plaatsvindt, kunnen digitale whiteboards, software voor het delen van schermen of platforms voor videoconferenties worden gebruikt om realtime interactie en betrokkenheid met de deelnemers te vergemakkelijken.
De zes hoeden
Doel: Een gestructureerd gesprek voeren en beslissingen nemen
Aantal deelnemers: 5 tot 10
Tijd: 45 min. - 1 uur
Benodigdheden: Een fiche op elke hoed om de betekenis ervan uit te leggen, vellen papier voor het noteren van de discussiebijdragen voor elke hoed, viltstiften of balpennen in verschillende kleuren om elke hoed te illustreren.
De 6 hoeden-methode (ook bekend als de "de Bono "-methode naar de initiatiefnemer, Edward de Bono) is een dialoog- en probleemoplossingstechniek die helpt om verschillende perspectieven op een probleem of situatie te structureren en te verkennen. Reken ongeveer 5 tot 10 minuten per hoed, afhankelijk van de discussiebehoeften van de deelnemers en de complexiteit van het onderwerp.
Deze methode wordt gebruikt als een voorwendsel voor een rollenspel dat helpt om verschillende standpunten te belichamen om een debat over een bepaald thema op gang te brengen. De hoeden kunnen natuurlijk vervangen worden door andere hulpmiddelen of accessoires.
Blauwe hoed (Organisatie): Deze hoed wordt gedragen door een facilitator, die de groep leidt. De hoed wordt voorgesteld aan het begin om het debat op gang te brengen en aan het einde om het af te sluiten. Hij of zij vat de bijdragen samen, neemt een stap terug en begeleidt de groep naar een conclusie of beslissing.
Witte hoed (feiten, informatie): Deelnemers dragen deze pet om zich te concentreren op feiten en objectieve informatie. Ze delen gegevens en informatie zoveel mogelijk zonder interpretatie of emotie. Dit zijn vaak gebeurtenissen uit het verleden, die bijvoorbeeld weergegeven kunnen worden met behulp van een tijdlijn. Deze fase is belangrijk voor het opbouwen van een gemeenschappelijke kennisbasis.
Zwarte hoed (risico's, obstakels): Deelnemers dragen deze hoed om de risico's, hindernissen en negatieve aspecten van het thema te identificeren. Ze onderzoeken de zwakke punten en potentiële uitdagingen die moeten worden aangepakt. Men blijft best niet te lang met deze hoed, anders kan het gesprek erg zwaar worden.
Gele hoed (voordelen, positieve aspecten): Deze hoed moedigt deelnemers aan om uitsluitend te kijken naar de positieve aspecten, mogelijkheden en voordelen van het onderwerp. Zij onderzoeken de mogelijkheden, sterke punten en potentiële voordelen.
Rode hoed (emoties, intuïtie): Met deze hoed kunnen deelnemers hun gevoelens, intuïties en emoties over het onderwerp uiten. Ze kunnen hun instinctieve reacties en zorgen delen zonder deze te hoeven rechtvaardigen of analyseren. Als sommige deelnemers zich niet op hun gemak voelen om hun emoties te delen, dan is dat geen verplichting en moeten ze niet onder druk worden gezet om dat wel te doen.
Groene hoed (creativiteit en constructiviteit): Deelnemers dragen deze hoed om creatieve ideeën, alternatieve oplossingen en innovatieve benaderingen te genereren. Deze hoed is toekomstgericht en deelnemers worden aangemoedigd om nieuwe perspectieven te verkennen en buiten de vaste kaders te denken.
Afhankelijk van de moderatie en het te bespreken onderwerp kunnen de hoeden in verschillende volgordes gerangschikt worden, bijvoorbeeld afhankelijk van of men liever begint met de negatieve, objectieve of gevoelige aspecten. De blauwe hoed wordt steeds gebruikt om een reeks te starten of te beëindigen.
Het rampscenario en het droomscenario
Doel: extreem contrasterende perspectieven verkennen om kritisch denken aan te moedigen
Aantal deelnemers: 2 groepen van 4 tot 8 personen
Tijd: 1 uur min.
Benodigdheden: papier, pennen, post-its van verschillende kleuren (één kleur voor het rampscenario en één voor het droomscenario)
Het rampscenario en het droomscenario verkennen contrasterende perspectieven om het debat te stimuleren en kritisch denken aan te moedigen. Er kunnen twee groepen worden gevormd, één om het droomscenario rond het onderwerp te ontwikkelen en één om na te denken over het slechtste scenario voor hetzelfde onderwerp.
Bij de rampscenariomethode worden deelnemers uitgenodigd om zich de meest onwenselijke of catastrofale uitkomst van een bepaalde situatie, beslissing of actie voor te stellen en te bespreken. Deze aanpak identificeert mogelijke risico's, kwetsbaarheden en uitdagingen die zich kunnen voordoen en stelt deelnemers in staat om na te denken over strategieën om deze te verminderen of aan te pakken. Door de confrontatie aan te gaan en het rampscenario te onderzoeken, kunnen deelnemers noodplannen ontwikkelen, anticiperen op mogelijke obstakels en zich beter voorbereiden op ongunstige omstandigheden. Deze methode stimuleert het proactief oplossen van problemen en risicobeheer.
De droomscenariomethode daarentegen nodigt deelnemers uit om zich hun ideale of gewenste uitkomst voor een specifieke situatie, project of initiatief voor te stellen en te formuleren. Ze worden aangemoedigd om creatief en ruimdenkend te zijn in hun verbeelding van een toekomstige staat die hun hoogste aspiraties, waarden en doelen belichaamt. Deze aanpak wekt optimisme, motivatie en een gevoel van kunnen op bij de deelnemers, en stimuleert enthousiasme en betrokkenheid om hun gemeenschappelijke visie te realiseren. Door hun droomscenario te verkennen, kunnen deelnemers gemeenschappelijke doelen, waarden en prioriteiten identificeren en hun inspanningen richten op een overtuigend en inspirerend doel. Deze methode stimuleert samenwerking, innovatie en collectieve actie.
Om deze methode te gebruiken, worden de deelnemers in twee groepen verdeeld, de rampgroep en de droomgroep. Ze worden uitgenodigd om hun ideeën individueel op te schrijven op post-its. Voor deze eerste stap worden 5 minuten uitgetrokken.
De deelnemers bespreken vervolgens de verschillende post-its, lichten hun eigen standpunt toe en wisselen van gedachten met de anderen in hun groep. Voor deze fase worden minstens 20 minuten uitgetrokken (afhankelijk van de grootte van de groep).
Tot slot worden een of twee deelnemers aangewezen als woordvoerders van hun groep; zij geven een presentatie voor de hele groep zodat de andere groep kennisneemt van hun resultaten. Ze bespreken de voordelen en beperkingen van de twee benaderingen en hoe ze tot hun resultaten zijn gekomen.
Een carrousel-discussie is een gestructureerde participatieve methode die gebruikt wordt om discussie en het verkennen of verdiepen van ideeën in een grote groep deelnemers te vergemakkelijken. Deelnemers kunnen deelnemen aan verschillende discussies in kleine groepen over verschillende thema's of onderwerpen, waarbij ze als in een draaimolen van de ene post naar de andere gaan.
Voordat de discussie op de carrousel begint, bereidt de facilitator een reeks discussiethema's voor die gerelateerd zijn aan het hoofdthema of de doelstelling van de vergadering. Als het een meerdaags proces is, kunnen de thema's die de vorige dag al in kleine groepen behandeld zijn, ook opgenomen worden. In dit geval wordt de carrousel gebruikt om de verschillende discussies in de kleine groepen voor te stellen aan de hele groep.
Richt de ruimte waar de discussie zal plaatsvinden zo in dat er meerdere discussieruimten kunnen worden opgezet. Elke ruimte moet plaats bieden aan een kleine groep deelnemers en een flipchart, whiteboard of ander schrijfoppervlak hebben waarop deelnemers die langskomen aanvullingen en nieuwe ideeën kunnen noteren. Elke deelnemer kan beginnen bij de discussiepost van zijn keuze en tijdens de carrousel van de ene post naar de andere gaan.
Als de carrousel bedoeld is om de resultaten van de discussie van de kleine groepen aan de grote groep voor te stellen, is er één deelnemer die de inhoud van de post voorstelt en op zijn plaats blijft om de discussie aan de nieuwkomers voor te leggen. Idealiter gaan de post-its die de discussie samenvatten vergezeld van een mindmap of illustraties en tekeningen op de flipcharts (bijvoorbeeld gemaakt door visuele facilitering).
Na 10-15 minuten gaan de deelnemers naar een nieuwe post, waar ze het onderwerp opnieuw kunnen verkennen, met de andere deelnemers in de groep kunnen praten en ideeën en opmerkingen aan de flipcharts kunnen toevoegen. Op deze manier krijgen deelnemers niet alleen de kans om deel te nemen aan verschillende discussies en te leren van groepsdiscussies waar ze niet bij betrokken waren, maar kunnen ze ook feedback geven aan de andere groepen en wijzigingen aanbrengen.
Aan het einde van de carrousel is het mogelijk om de hele groep bij elkaar te brengen en elk groepje uit te nodigen om een korte samenvatting te delen van de belangrijkste punten, perspectieven of ideeën die tijdens hun discussies naar boven zijn gekomen. De facilitator kan ook een samenvatting maken om de gemeenschappelijke thema's, modellen of prioriteiten te identificeren die bij de verschillende posten naar voren zijn gekomen. Met de wijzigingen die de deelnemers aanbrengen, moet rekening worden gehouden in de verschillende groepen en in de rest van de discussie.
Voor meer info:
De methoden die op deze pagina worden samengevat, worden verder uitgewerkt in een aantal vrij verkrijgbare praktische gidsen.
1. Tools om vergaderingen te leiden:
https://conseils-de-developpement.fr/wp-content/uploads/2020/11/boite-a-outils-version-web-1.pdf
2. Activiteiten om het ijs te breken:
