Hoe organiseer je de opvolging van een burgerparticipatieproces?

De opvolging

Mensen die deelnemen aan een burgerparticipatieproces hebben het recht om te weten wat er met de resultaten wordt gedaan. De instanties die een dergelijk proces organiseren hebben daarom een plicht tot gevolg.

De wens tot opvolging gaat verder dan de mogelijkheid om rekening te houden met aanbevelingen. Dit impliceert de implementatie van opvolging, transparantie en open staan voor dialoog met burgers.

De soorten opvolging

Er zijn drie soorten opvolging:

• feedback over aanbevelingen;
• opvolging van de uitvoering of de door het beleid gegeven gevolgen;
• de mogelijkheid om de participatie in een later stadium te behouden of te heropenen.

Doelstellingen van de opvolging

De opvolging van burgerparticipatie kan verschillende doelen dienen: 

• Verbeteren van publieke communicatie en transparantie van de overheid. 
• Verzamelen van informatie voor een evaluatie van het participatieve proces 
• Uitleggen hoe beslissingen worden geïmplementeerd en verbanden leggen tussen de oorspronkelijke voorstellen van burgers en hun daadwerkelijke vertaling in het overheidsbeleid. 
• Een blijvende betrokkenheid stimuleren: opvolging geven aan de aanbevelingen zorgt ervoor dat sommige deelnemers betrokken blijven bij het proces. Dat kan gebeuren door burgers die dat willen de kans te geven om ambassadeur te worden voor hun aanbevelingen. 
• Vertrouwen versterken: opvolging geven aan het participatieproces volgens precieze, vooraf gedefinieerde procedures versterkt het vertrouwen in het proces en toont betrokkenheid van de beleidsmakers, bij zowel het proces als de resultaten. Omgekeerd lopen burgerparticipatieprocessen zonder opvolging het risico teleurstelling te veroorzaken en het wantrouwen te versterken.  

Voorbereiding

Opvolging vormt een volwaardig aspect van het participatief proces. De praktische details – wanneer, waar, in welke vorm en met wie – moeten daarom vooraf worden uitgewerkt en gedeeld met de deelnemers.

Die verbintenis vormt een vertrouwenscontract tussen de organisatoren en de deelnemende burgers.

Verloop

Opstellen en verspreiden van het eindrapport 

In ideale omstandigheden geeft het eindrapport aan welke aanbevelingen de burgers hebben gedaan, hoe ze tot die aanbevelingen zijn gekomen en hoe het proces is opgezet.

Het rapport moet in verschillende formaten beschikbaar zijn, met naast de volledige informatie ook een samenvatting. Alle burgers moeten het rapport kunnen raadplegen, net als andere relevante instellingen en organisaties.

Reactie op aanbevelingen

Het is belangrijk om de aanbevelingen te vergelijken met bestaande strategieën en verbintenissen, om te bepalen hoe ze daarin kunnen worden geïntegreerd. Het antwoord bevat best een stappenplan voor de implementatie ervan.

Delen van informatie

De burgeradviezen kunnen worden gedeeld via webpagina's (aangepast aan mobiele apparaten) en digitale documenten.

Vaak publiceren organisatoren korte berichten op sociale media, met beeld en geluid. Deze tekstsoorten zijn toegankelijker en sneller te lezen en dragen ook bij aan de zichtbaarheid van het initiatief.

De website van het initiatief moet verslag doen van de resultaten van de participatie en de voortgang ervan opvolgen en delen.

Verdere contacten organiseren

Zodra het proces eindigt met het indienen van een rapport, moeten er na ontvangst van de aanbevelingen bijeenkomsten tussen de overheid en de deelnemers plaatsvinden.

Deze contacten maken een dialoog mogelijk tussen burgers en de verschillende belanghebbenden over de reactie en de gevolgen die de politieke besluitvormers voor ogen hebben.

Burgers betrekken bij de opvolging

Na de publicatie van het rapport kunnen burgers betrokken worden om de aanbevelingen of het antwoord van de overheid te evalueren. Deze interactie kan de legitimiteit en zichtbaarheid van het proces vergroten en de implementatie concreter maken.

Het is ook mogelijk om een formeel opvolgingscomité op te richten, bestaande uit willekeurig gekozen leden van de burgervergadering, met de opdracht om toe te zien op de uitvoering.

Wanneer burgers niet officieel betrokken zijn bij de opvolging, vormen ze soms onafhankelijke verenigingen om de acties van de overheden te monitoren.