Hoe moet een bestek worden opgesteld om burgerparticipatie te organiseren?

Met een overheidsopdracht kan een overheidsinstantie een beroep doen op de diensten van externe dienstverleners om te voldoen aan specifieke behoeften aan mankracht of specifieke vaardigheden. Het is dus een contractuele relatie van prestatie-supervisie, voor een bepaalde opdracht met een bepaalde duurtijd, die voldoet aan regulerende principes.

Het bestek kadert de vraag van de overheidsinstantie die de overheidsopdracht organiseert (de ‘aanbestedende overheid’). Een bestek moet voldoende nauwkeurig zijn, omdat de inschrijvers op basis van dit document hun offertes opstellen.

Raming van het budget

De geraamde waarde van de opdracht is een belangrijk onderdeel van een bestek, omdat het bepaalt welke regels en welke bekendmakingsdrempels van toepassing zijn. Deze raming houdt rekening met alle aspecten van de opdracht, over de gehele looptijd.

Opstellen van het bestek

Een bestek bestaat uit verschillende delen: het juridisch kader, de technische clausules en de selectie- en gunningscriteria.

Juridisch kader

Het juridisch kader bepaalt de regels en voorwaarden van de overheidsopdracht (type opdracht, bedrag, duur, enzovoort). De criteria zijn vastgelegd in wetgeving.

Technische bepalingen

In dit deel worden de eisen van de aanbestedende dienst beschreven op basis waarvan de inschrijvers een methodologisch voorstel indienen. Het kan kwaliteitscriteria vastleggen (bijvoorbeeld, voor een participatief proces: minimale verwachtingen wat betreft de diversiteit van de deelnemers). 

Selectie- en gunningscriteria

In het bestek wordt uitgelegd hoe de aanbestedende overheid de dienstverleners zal selecteren en de opdracht zal gunnen.

• Voor de selectie van dienstverleners wordt gespecificeerd aan welke regelmatigheids- en/of capaciteitscriteria de inschrijvers moeten voldoen voor een geldige kandidatuur.
• Voor de gunning van de opdracht worden de criteria gespecificeerd die worden gebruikt om de geselecteerde inschrijvers te rangschikken .