En discutant des priorités du budget, les responsables politiques et administratifs peuvent apprendre de la part des citoyens si la répartition des moyens financiers correspond à leurs attentes ou si d'autres priorités sont plutôt à privilégier. Le BP permet une expression non seulement sur les besoins des citoyens, mais aussi sur les dysfonctionnements de certaines infrastructures ou services publiques.

Door de budgetprioriteiten te bespreken, kunnen de politieke en administratieve verantwoordelijken van de burgers leren of de verdeling van de financiële middelen overeenstemt met hun verwachtingen of dat andere prioriteiten voorrang moeten krijgen. De burgerbegroting zou help met niet alleen over de behoeften van de burgers, maar ook over de slechte werking van bepaalde infrastructuren of openbare diensten.

Bovendien leidt een deelname een burgerbegroting tot ideeën en projecten voor de toekomst van de gemeente, waarbij de burgers in de meeste gevallen rechtstreeks betrokken zijn. De burgerbegroting kan dus de burgerbetrokkenheid stimuleren. Historisch gezien is de burgerbegroting een mechanisme voor inclusie en transparantie, dat achtergestelde wijken toegang geeft tot goederen en diensten. Tot op heden moet nog worden onderzocht of het complexe proces van burgerbegrotingen echt geschikt is voor doelgroepen die ver van participatie af zouden staan.

In bepaalde contexten, in periodes van budgettaire beperkingen, heeft de burgerbegrotinghet ook mogelijk gemaakt dat besparingsmaatregelen worden aanvaard, zoals is gebleken in Duitsland. Als de burgerbegrotingsuccesvol wordt geïmplementeerd en de burgers voldoende speelruimte laat, kan het belangrijke democratische waarden zoals transparantie, burgercontrole en overleg ondersteunen en bevorderen.

Vóór

Het proces ontwerpen

De vertegenwoordigers van de gemeente werken aan het ontwerp van de burgerbegroting (eventueel in samenwerking met de burgers en de belanghebbenden) en en bepalen welk bedrag van het totale gemeentebudget aan de burgerbegroting zal worden toegewezen. Ze bepalen ook of de burgerbegroting een of meer thematische prioriteiten moet hebben, zoals groene ruimten, mobiliteit en sociale zaken, of in welke domeinen van het stedelijk beleid het moet passen.

De methodologie voor burgerbegrotingen, zoals ze het vaakst wordt toegepast op gemeentelijk niveau in het Brussels Gewest, bestaat vaak uit de volgende fasen:

• Een oproep om ideeën of projecten in te dienen
• Een analyse door het bestuur om de haalbaarheid van de projecten te bepalen
• Een discussie tussen burgers en/of met het bestuur om de projecten samen te ontwikkelen
• Een definitieve stemming die openstaat voor de hele bevolking of een deel ervan, na een technische selectiefase om de projecten te rangschikken
• De uitvoering van de projecten

Schema : comment fonctionne le budget participatif ? via Participedia.net https://participedia.net/method/146

Deze elementen kunnen variëren afhankelijk van de opzet van het participatieproces:

• Tijdens de fase van de ideeën/projectenoproep kan een collectief moment georganiseerd worden om de de projecten uit te werken . De leden van de wijkraad van Etterbeek komen bijvoorbeeld 3 tot 8 keer per jaar samen om de problemen die ze zelf hebben geïdentificeerd en de projecten die ze in hun wijk willen ontwikkelen te bespreken. Ze kunnen gebruikmaken van de burgerbegroting om deze projecten te verwezenlijken.

• De fase van interne analyse bestaat vaak uit een ontvankelijkheidsanalyse, gevolgd door een haalbaarheidsanalyse, in overleg met andere diensten van de gemeenten. Dit is het geval voor de gemeente Oudergem en de Stad Brussel.
• De discussiefase wordt verschillend georganiseerd afhankelijk van het orgaan dat verantwoordelijk is voor de opvolging van de burgerbegroting en zijn beslissingsbevoegdheid. In sommige gevallen controleert de wijkraad of de ingediende ideeën voldoen aan de behoeften van de wijk (Stad Brussel). De wijkraad wordt dus beschouwd als een 'burgerfilter' voor de ideeën. In andere gevallen wordt de burgerbegroting ter beschikking gesteld van de wijkraad. In dit geval beslist de wijkraad over de richting van het budget, zoals het geval is in Etterbeek.
• De stemmingsfase kan ook variëren: bij sommige burgerbegrotingen rangschikken de burgers de projecten door te stemmen, wat het mogelijk maakt om een volgorde van prioriteit voor de uitvoering aan te geven. Deze geprioriteerde lijst wordt vervolgens aan het bestuur en de gemeenteraad overgemaakt voor de uiteindelijke beslissing. In andere gevallen geeft een burgerpanel zijn mening over de budgettaire prioriteiten en legt het panel zijn advies voor aan de gemeente. In nog andere gevallen van burgerbegrotingen worden de door burgers voorgestelde projecten ter stemming voorgelegd aan de hele betrokken bevolking. Deze stemming kan al dan niet bindend zijn. Het is dus meer een budgetdelegatie. Het laatste model is het meest voorkomende model in West-Europa geworden.

Het mandaat van het proces en het bepalen van de mate van beslissingsbevoegdheid

Het mandaat van de burgerbegroting moet vóór de start duidelijk gedefinieerd worden. Er  wordt best een nauwkeurig tijdschema opgesteld en de noodzakelijke middelen en mobilisatiemethoden moeten worden bepaald. Wat de rollen en de verantwoordelijkheden betreft, is het belangrijk om ook andere diensten te betrekken en de taakverdeling van tevoren te bespreken, aangezien de uitvoering gebaseerd zal zijn op een transversale werking.

Volgens de Belgische gemeentewet ligt de beslissingsbevoegdheid uitsluitend bij de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Het bevoegdheidsniveau dat aan de burgers wordt toegekend kan dus niet formeel bindend zijn. Dit betekent dat de resultaten tijdens de stemmingsfase opnieuw zouden kunnen worden geëvalueerd en geprioriteerd door het bestuur of de politici.

De gemeenteraad voorbereiden

In veel steden vrezen de gemeenteraadsleden dat hun bevoegdheden zullen worden afgenomen door een burgerbegroting en daarom zijn ze terughoudend om het in te voeren.  Hoewel het mogelijk is om een deel van het budget te delegeren aan de burgers, blijft bij de overgrote meerderheid van de burgerbegrotigen de uiteindelijke beslissing over het totale budget de verantwoordelijkheid van de raad. Alvorens een burgerbegroting in te voeren, is het een goed idee om de steun van de raadsleden en andere lokale belanghebbenden te krijgen bij de uitwerking van het concept.

Het bestuur voorbereiden

Het succes van de burgerbegrotingen hangt ook af van de betrokkenheid van het bestuur en van de vraag of het ze als een kans of een bedreiging ziet. Een goede voorbereiding van het bestuur kan bestaan uit een bespreking van de procedure en een opleiding in moderatie en andere gespreksleidingstechnieken. Idealiter wordt er binnen het bestuur een projectverantwoordelijke aangesteld die de organisatie van het participatiebudget op zich neemt en optreedt als aanspreekpunt voor de burgers en de politici.

Er moet ook rekening mee worden gehouden dat de burgerbegroting vaak een bijkomende taak is voor het administratief personeel, waarvoor elders compensatie of verlichting moet worden gevonden.

Voldoende middelen, tijd en budget voor het hele proces garanderen en toewijzen

Er moeten voldoende middelen, tijd en budget worden geïnvesteerd. Een tijdschema en een takenplan, waarin het project en de mijlpalen worden gedefinieerd, kunnen helpen om het participatiebudget te organiseren. Het tijdschema en het plan moeten ook rekening houden met de kalender van de gemeenteraad en zich daaraan aanpassen. Bij de planning van de burgerbegroting moet niet alleen rekening worden gehouden met het budget waarover de burgers beslissen, maar bijvoorbeeld ook met de kosten voor het maken van brochures en andere communicatiemaatregelen of voor de logistiek van de informatiebijeenkomsten om het proces bekend te maken.

De bevolking mobiliseren door ze bij de organisatie te betrekken

Een hoge participatie garandeert de steun voor en het succes van de burgerbegroting, ook binnen de politiek en het bestuur. Een hoge participatie wordt echter niet automatisch bereikt, maar moet worden voorbereid. De beste manier om de burgerbegroting bekend te maken en de burgers te mobiliseren is de actieve burgers bij de vroege stadia van het proces te betrekken. De burgers kunnen zelf helpen bij het identificeren van de onderwerpen die voor hen interessant zijn. Ze weten over het algemeen ook hoe ze een deel van de burgers het best kunnen bereiken en mobiliseren. Als je deel uitmaakt van een groep burgers die vragende partij is voor een burgerbegroting , moet je ook het bestuur en de politieke macht erbij betrekken. Zonder het college of de gemeenteraad te overtuigen, kan er geen gemeentelijke burgerbegrotingworden ingevoerd.

Er kan op verschillende manieren gezorgd worden dat een meer diverse steekproef van de bevolking deelneemt aan de burgerbegroting: acties op het terrein, een samenwerking met het maatschappelijk middenveld of scholen, de aankondiging van de data in de lokale pers en op het internet.

Het doel van de burgerbegroting,het type proces en de omvang ervan bepalen

Een burgerbegroting is ontworpen om de burgerparticipatie aan te moedigen. Het kan ook andere doelen dienen, zoals de politieke vorming van de burgers, de modernisering van het bestuur of de ontwikkeling van een stad of een wijk. Daarom moet de betrokkenheid van de burgers aangepast zijn aan de omvang van het proces.Ook het onderwerp van de participatie (producten, investeringen, normen), het type discussie, de reikwijdte ervan (deelnemers, aantal, regelmaat van de sessies enz.) en de mate van beslissingsbevoegdheid moet vooraf worden bepaald (zie hierboven).

Tijdens

Informatie over het budget

Om ervoor te zorgen dat een burgerbegroting bijdraagt aan burgerschapseducatie, is het belangrijk om de burgers te informeren over de totstandkoming van een budget en het gemeentelijk beleid. De burgers moeten worden geïnformeerd over waar het geld van de gemeente vandaan komt, hoe het wordt besteed en wat de prioriteiten zijn bij de verdeling van het budget. Daarnaast moet de algemene financiële situatie worden gepresenteerd en moeten opties voor actie worden aangegeven. Als er strategische doelstellingen of langetermijnvisies zijn, moeten ze ook worden vermeld in de informatie die aan de burgers wordt verstrekt. De burgers informeren over dit complexe onderwerp is een uitdaging die op verschillende manieren en met verschillende middelen kan worden aangepakt. Het kan gaan om een brochure over het budget, een speciale website, bezoeken of informatierondleidingen, informatiestands, folders en advertenties in de lokale krant of introductieworkshops. Het kan ook nuttig zijn om een “gidsvoor beginners” over het budget te publiceren. Initiatieven zoals 'Je Gemeente Telt' in Vlaanderen kunnen zeker een voorbeeld zijn voor dergelijke praktijken.

Projectvoorstellen

De burgers kunnen projecten ontwerpen en indienen. In veel gevallen kunnen ook verenigingen en georganiseerde burgergroepen projecten voorstellen. De projectvoorstellen moeten gemotiveerd worden, d.w.z. er moet uitgelegd worden hoe ze beantwoorden aan de projectoproep en een antwoord zijn op een behoefte of een probleem van de bevolking. Alle projecten moeten openbaar kunnen worden geraadpleegd, dit is vaak mogelijk via een website of een platform. Op sommige platformen kunnen de burgers ook vragen stellen of commentaar geven over de projecten. Het is aan te raden om een personeelslid te hebben specfifiek belast met participatie om de burgers bij te staan om de eerste ideeën uit te werken.

Onderzoek door het bestuur en experts

De ingediende projecten worden door de gemeente en in sommige gevallen door experts onderzocht om er zeker van te zijn dat ze haalbaar zijn, zowel technisch,als juridisch, financieel als naar timing . In sommige gevallen doet het bestuur in dit stadium suggesties om de projecten te verbeteren. In deze fase kunnen soortgelijke projecten ook gegroepeerd worden en projectbeheerders aanmoedigd worden om samen te werken. Beslissingen over ideeën die onhaalbaar worden geacht, worden gemotiveerd en openbaar gemaakt, bijvoorbeeld op het onlineplatform. In sommige gevallen stelt het bestuur samen met de burgers een lijst op van de projecten die relevant worden geacht voor overleg en stemming. Deze fase vereist een nauwe samenwerking tussen de diensten.

Overleg

Er bestaan verschillende vormen van burgerbijeenkomsten in het kader van de burgerbegroting zoals de wijkraden, de themafora en de burgerraadplegingen. De meest veeleisende vormen zijn die waarbij de burgers niet alleen hun projecten kunnen voorstellen en vragen kunnen stellen over de projecten van anderen, maar ook onderling kunnen overleggen. In de meeste gevallen vindt het overleg plaats tijdens speciaal belegde bijeenkomsten in de gemeente. Dit evenement kan ook een gelegenheid zijn om een directe dialoog aan te gaan met vertegenwoordigers van het bestuur en de politieke wereld. Dit maakt het mogelijk om het begrip van het budget en de burgerbegroting te vergroten.

Dit evenement moet zorgvuldig worden voorbereid: er moet een planning en een grafische presentie van de inhoud worden opgesteld en logistieke problemen moeten worden opgelost (reservatie van de zaal, technologische ondersteuning, versnaperingen, informatiemateriaal). Het is belangrijk dat het evenement wordt ondersteund door gespreksleiders. Er moeten ook feedbackformulieren worden gebruikt om het evenement te evalueren.

Stemming

Zoals vermeld in de 'vóór'-fase, kan de fase van de selectie van de projecten en de toewijzing van het budget via stemming verschillende vormen aannemen en van meer of minder belang zijn in het proces. In de grote meerderheid van de huidige processen worden de door burgers voorgestelde projecten ter stemming voorgelegd aan de hele betrokken bevolking. In de meeste gevallen wordt er online gestemd, maar het is vaak nog steeds mogelijk om een stembiljet in een urne bij de gemeente te deponeren.

Uitvoering van de projecten

De geselecteerde voorstellen worden gefinancierd zoals overeengekomen en uitgevoerd door de gemeente. De participatie van de burgers bij de uitvoering verschilt per mechanisme. Ze moet echter waar mogelijk worden aangemoedigd. In bepaalde gevallen maakt de burgerbegroting ook een uitvoering door verenigingen of burgergroepen mogelijk. Vaak zijn deze budgetten lager dan de projecten die door de stad worden uitgevoerd. Deze praktijk heeft de neiging om het principe van de burgerbegroting te reduceren tot een simpele projectoproep.

Evaluatie

Er moet een opvolging plaatsvinden na de uitvoering om te controleren of de projecten zijn uitgevoerd in overeenstemming met de verwachtingen en of ze voldoen aan de behoeften van de bevolking. Bijvoorbeeld: wordt het skatepark gebruikt, is het weerbestendig of moet het na een jaar al opnieuw worden opgebouwd?

Een evaluatie van het participatieproces is ook noodzakelijk. Als er niet genoeg middelen zijn om een externe evaluatie uit te voeren, moeten de burgers op zijn minst om feedback gevraagd worden.