Doelstellingen

De deelnemers beraadslagen op basis van de informatie die ze hebben gekregen, hun eigen ervaringen en onderlinge discussies.

Deliberatieve mini-publics verschillen van andere participatieve methoden door het belang dat ze hechten aan het proces van beraadslaging en aan de groepssamenstelling.

In deliberatieve mini-publics, (panel, assemblee, burgerjury...) stellen de deelnemers Les citoyens  samen een gemeenschappelijk statement op of doen ze aanbevelingen, nadat ze diverse informatie hebben ontvangen en een open en goed onderbouwd debat hebben gevoerd over een specifiek onderwerp.

Hoewel mini-publics bedoeld zijn om inclusie en overleg te bevorderen en de deelnemers door loting worden gekozen, hebben sociale ongelijkheden toch een impact, zowel op het selectieproces als op het verloop van de beraadslaging zelf. Genodigden zijn niet verplicht om in te gaan op de uitnodiging. We stellen vast dat hoger opgeleide, in politiek geïnteresseerde en actieve personen vaak oververtegenwoordigd zijn onder de deelnemers. Deze trends kunnen echter worden afgezwakt door gerichte wervingsprocedures en faciliteringspraktijken (zie Focus : Inclusie) XXX.

Vooraf

Het design en het mandaat bepalen

Het opzet van de mini-publics moet vanaf het begin duidelijk bepaald worden door de beleidsmakers en de administratie. De reikwijdte van het proces moet haalbaar zijn en rekening houden met de beschikbare middelen. Het mandaat van de mini-publics moet van bij het begin duidelijk afgebakend worden, met een precies tijdschema, rollen en verantwoordelijkheden, de vereiste middelen, de rekruteringsmethoden en het institutionele besluitvormingsproces waarbij burgers betrokken moeten worden. Vanaf het begin moet worden bepaald welke manoeuvreerruimte (mandaat, beslissingsbevoegdheid, opvolging van de uitvoering) zal worden toegekend aan de burgers die deelnemen aan de mini-publics.

Beslissen over het onderwerp en  de agendasetting bepalen

Het kiezen van het juiste onderwerp of de juiste politieke vraag is cruciaal bij mini-publics: het moet een "netelige kwestie" zijn die relevant is voor burgers en belanghebbenden en die normatieve keuzes met zich meebrengt.

Voldoende middelen toewijzen

Er moeten voldoende middelen, tijd en budget worden geïnvesteerd, vooral om te zorgen voor een diverse en inclusieve werving en voor een doeltreffende monitoring en onafhankelijke evaluatie. Er moet ook worden nagedacht over de communicatie en de informatie rond het proces, om de burgerberaadslaging en het openbaar debat met elkaar te verbinden.

Het budget voor mini-publics verschilt van project tot project. Bij de begroting spelen een aantal factoren een rol. De belangrijkste zijn het aantal dagen dat het proces in beslag neemt en het aantal burgers dat erbij betrokken is. In sommige gevallen is er interne capaciteit om een bepaald deel van het materiaal en de diensten te voorzien die de beraadslaging nodig heeft, maar in andere gevallen zullen deze moeten worden opgenomen in de externe dienstverlening, wat het benodigde budget zal verhogen.

de typische elementen van een budget voor mini-publics

De eerste kostenpost om in overweging te nemen is de selectie van de leden van de assemblee : kosten in tijd, om te verzenden van brieven en opvolgen van respondenten). Het inschakelen van een externe ondernemer voor bepaalde diensten kan een aanzienlijke kost met zich meebrengen, van minstens enkele duizenden euro's.

Bij werving moeten bijvoorbeeld voldoende middelen worden vrijgemaakt voor inclusiemaatregelen. Als veel inwoners bijvoorbeeld de officiële taal niet spreken, kan een vertaling van de uitnodigingsbrief nodig zijn. Als men wil dat burgers uit alle lagen van de bevolking daadwerkelijk deelnemen aan de beraadslaging, brengt dit kosten met zich mee om personeel in te zetten om diverse groepen te bereiken, zelfs de meest gemarginaliseerden, maar ook om hen gedurende het hele proces te ondersteunen.

In veel processen is het ook mogelijk om burgers een vergoeding te geven en hun onkosten te vergoeden om naar de vergadering te komen. In andere gevallen wordt er hulp geboden, zoals kinderopvang voor jonge kinderen. Een andere belangrijke kostenpost heeft te maken met de behoefte aan facilitatoren. Het aantal en hun opleidingsbehoeften kan verschillen, afhankelijk van de duur en de omvang van het proces. Wat de interne kosten betreft, moet er rekening worden gehouden met het feit dat het personeel de vergaderingen moet bijwonen. Als de meeste vergaderingen 's avonds of in het weekend plaatsvinden, dan moeten er overuren betaald worden. Ten slotte moet men ook verder kijken dan het moment van beraadslaging zelf; er zijn kosten verbonden aan het opvolgen van het proces in de instellingen en met de burgers, om de overdracht van de aanbevelingen op te volgen. 

Bepalen welke plaats de resultaten van de beraadslaging krijgen in het beleidsvormingsproces

Denk vanaf het begin na over de verwachte doelstellingen en de gewenste resultaten van de beraadslaging, en hoe deze resultaten zullen worden geïntegreerd in de beleidsvorming. Het tijdschema van mini-publics moet worden afgestemd op de betreffende beleidscyclus. Ook deverantwoordelijkheden en deadlines voor follow-up moeten vastgesteld worden voordat het proces begint.

Verder moet er bepaald worden of het resultaat van het proces door politici zal worden besproken, en of er gevolgd door een schriftelijke reactie voor aanvaarding, afwijzing of wijziging van de aanbevelingen zal volgen. Een andere mogelijkheid: aangegeven of de aanbevelingen die een bepaalde mate van steun verkrijgen van de leden van de mini-publics en, een vooraf bepaalde status krijgen (bv. als een aanbeveling 80% van de stemmen van de burgers krijgt, kan het politieke orgaan in kwestie zichzelf verplichten om deze automatisch aan te passen).

Een bestuursstructuur opzetten

Bij het organiseren van mini-publics moet er een bestuursstructuur worden opgezet die zorgt voor een duidelijke verdeling van de taken, regels en verantwoordelijkheden. Als de overheid die mini-publics vraagt, een groot aantal taken kan vervullen tijdens het proces, is het ook belangrijk om te zorgen voor een onafhankelijke controle, die volledig losstaat van deze overheid. Behalve het bepalen van de interne regels van de beraadslaging, kiezen de leden van de bestuursstructuur ook de experts die door de burgers gehoord zullen worden of het soort informatie dat aan de burgers gegeven zal worden.

In deze structuur kunnen verschillende persoonlijkheden vertegenwoordigd zijn, zoals gepensioneerde rechters, personen uit het maatschappelijk middenveld, academici en zelfs burgers van mini-publics.

De administratie betrekken en voorbereiden

Minipublics moeten effectief geïntegreerd worden in algemene politieke en administratieve structuren. Deze integratie vereist administratieve investeringen, gaande van vorming in beraadslagingstechnieken  of het ontwerpen van de processen tot het voorzien van de benodigde middelen en het opzetten van communicatiekanalen tussen de verschillende administratieve diensten.

Zorgen voor een inclusieve en eerlijke vertegenwoordiging

Om het breedste en meest diverse publiek te bereiken, is het belangrijk om prioriteit te geven aan brede en diverse wervings- en bewustmakingsstrategieën. Voor mini-publics gebeurt het wervingsproces via loting. Daarnaast moet deelname worden aangemoedigd door middel van een bezoldiging, een onkostenvergoeding, het aanbieden van kinderopvang en zorgvoorzieningen voor afhankelijke personen, en het voorzien van de nodige faciliteiten voor personen met een handicap.

De middelen voorzien om een gefundeerd en weloverwogen oordeel mogelijk maken

Tout processus de participation publique doit fournir aux citoyens des informations transparentes, diverses et équilibrées sur la question débattue. Pour les mini-publics délibératifs, il s'est avéré utile de fournir un kit d'information avant le début du processus. C’est un outil essentiel pour s'assurer que les participants sont bien informés et préparés au processus de délibération. 

Wat zit er in een informatiepakket?

Het bevat samenvattende documenten over de kwesties of onderwerpen die tijdens de assemblee worden besproken. Dit kunnen rapporten, onderzoeksresultaten, oriënteringsnota's of andere relevante documenten zijn, om deelnemers de noodzakelijke context en informatie te geven. Het bevat vaak ook informatie over hoe de assemblee zal verlopen en logistieke informatie.

Tijdens

Constructief werk in kleine groepen faciliteren

Het leiden en faciliteren van het werk in grote en in kleine groepen is cruciaal voor het succes van de beraadslaging. Faciliteren is een proces dat groepen in staat stelt om op een coöperatieve en efficiënte manier samen te werken, waarbij de nadruk ligt op de betrokkenheid van alle deelnemers en dit op een gelijkwaardige en evenwichtige manier. Facilitatie kan helpen om de kennis en ideeën die de deelnemers gezamenlijk hebben, beter te visualiseren en te benutten. De facilitator fungeert ook als een betrouwbare derde partij die ervoor zorgt dat het debat niet bevooroordeeld is ten gunste van één partij of groep. In het algemeen moet de facilitator zich bewust zijn van de machtsverschillen binnen een groep en ernaar streven om deze te verkleinen. Bovendien ondertekenen de deelnemers in de meeste gevallen een handvest dat hen ertoe verplicht de andere deelnemers en het institutionele kader te respecteren. De afspraken over de beraadslagings, die op de eerste dag van het traject worden toegelicht, leggen het algemene belang uit van luisteren, welwillendheid en een evenwichtige toekenning van spreektijd tijdens het debat.

Deelnemers de kans geven om deskundigen te horen en te ondervragen en, indien mogelijk, extra deskundigen voor te stellen.

Bij de start van de mini-publics is het de bedoeling dat de deelnemers meer te weten komen over het onderwerp in kwestie. Deze leerfase van een burgerassemblee moet een actief proces zijn. Deelnemers moeten worden aangemoedigd om kritisch na te denken over de informatie die ze te horen krijgen en moeten de kans krijgen om vragen te stellen of zelfs vraagtekens te zetten bij wat de experts zeggen. De leerfase moet een constructief moment zijn waarbij de groepshet onderwerp exploreert, gebaseerd op wat de deelnemers denken te moeten leren om het onderwerp adequaat te kunnen behandelen en relevante aanbevelingen te kunnen doen.

Als de tijd en de organisatie het toelaten, moeten de deelnemers kunnen bijdragen aan het selectieproces van deskundigen in samenwerking met het stuurcomité.

Verschillende leerstijlen en visualisatiemethoden gebruiken

Hoewel presentaties door specialisten de meest gebruikelijke methode zijn om leerinhouden over te brengen in mini-publics, wordt  de voorkeur gegeven om verschillende formats te gebruiken en zo tegemoet te komen aan verschillende manieren van leren.

Bijvoorbeeld, in sommige mini-publics maakten de deelnemers kennis met het onderwerp van discussie door middel van wandelingen of bezoeken onder begeleiding van belanghebbenden of deskundigen. Op die manier observeerde zede plaatsen en kwesties die ze bespraken. In andere contexten zijn video's van de betrokken personen of verhalende scenario's gebruikt om deelnemers te helpen de concrete gevolgen van hun beraadslaging te visualiseren en om te gaan met de emotionele en niet alleen rationele implicaties van een onderwerp.

Voldoende tijd geven om de informatie te bestuderen en een gefundeerd oordeel te vormen

De groep moet voldoende tijd hebben om een evenwichtig overleg te voeren en zoveel mogelijk rekening te houden met alle belangrijke standpunten over het onderwerp. Het moet mogelijk zijn om overeenstemming te bereiken over de verschillende (sub)thema's, ideeën en aanbevelingen voordat er wordt overgaan tot de stemming. Er moet ook voldoende tijd worden uitgetrokken om te bepalen of er een minderheid is die het niet eens is met een deel van de aanbevelingen (vaak een minderheidsrapport genoemd).

Van debat naar voorstellen

De afsluiting van mini-publics is een cruciaal moment waarop de bereikte consensus binnen de groep wordt gedeeld. Het is niet altijd gemakkelijk om van een deliberatieve (integratieve) logica (minderheden insluiten) over te stappen op een aggregatieve logica waarbij de meerderheid beslist. In veel mini-publics, zoals ze tegenwoordig georganiseerd worden, wordt echter vaak een gewone of gekwalificeerde meerderheid van stemmen gebruikt om de mate van overeenstemming over de voorstellen te meten.

De belanghebbenden en het grote publiek bij het proces betrekken

Belanghebbenden en mensen met persoonlijke ervaring met het besproken onderwerp moeten in staat zijn om deel te nemen aan de beraadslaging, net zoals personen met meer academische of technische expertise. Het is belangrijk dat de organisatoren er actief naar streven om de belanghebbenden en het grote publiek bij het proces van beraadslaging te betrekken, aangezien dit niet alleen de beraadslaging zelf verbetert, maar ook de legitimiteit van het proces vergroot en bijgevolg een positieve invloed heeft op de acceptatie van de resultaten van het proces. Dit kan bijvoorbeeld door een platform te creëren waarop burgers en belanghebbenden die niet zijn uitgenodigd om deel te nemen, hun mening over het onderwerp kunnen geven en deskundigen of subthema's voor discussie kunnen voorstellen.

De persoonlijke levenssfeer van de deelnemers beschermen

De voordelen van transparantie moeten worden afgewogen tegen de noodzaak van vertrouwelijkheid en de bescherming van de privacy van de deelnemers. Het is gebruikelijk dat presentaties door deskundigen live worden uitgezonden, maar dat de discussies van de deelnemers aan de assemblee vertrouwelijk blijven. Bovendien moeten de deelnemers er altijd aan herinnerd worden dat ze alleen hun voornaam mogen geven en niet hun achternaam (bijvoorbeeld tijdens online zittingen of uitwisselingen met journalisten).

Communiceren over het proces om de waargenomen legitimiteit ervan te vergroten

Het is belangrijk dat de werking van de mini-publics tijdens het hele proces duidelijk en ruim van tevoren wordt uitgelegd, zodat het grote publiek op de hoogte is van het proces en het doel en de verwachte impact ervan begrijpt. Tijdens het proces is het belangrijk dat het publiek op de hoogte wordt gehouden van het tijdschema, de video's van de experts en de lopende werkzaamheden.

Na

Communiceren over de resultaten

Alle burgers moeten toegang hebben tot het verslag over het proces. Op de website van het participatieproces kunnen de resultaten van de inspraak worden gerapporteerd en opgevolgd. Hierbij wordt aangegeven in welk stadium de verwerking zich bevindt en worden de genomen vervolgstappen beschreven.

Efficiënte opvolging mogelijk maken

Antwoorden op de aanbevelingen: Voor elke aanbeveling van een burger moet een duidelijke, schriftelijke rechtvaardiging worden gegeven. 6 tot 12 maanden na de publicatie van het rapport moet er een nieuw assemblee-weekend worden georganiseerd, zodat de assemblee de acties van de regering kan onderzoeken. Burgers kunnen formeel betrokken worden bij de opvolgingsfase door middel van een opvolgingscomité dat bestaat uit deelnemers van de assemblee die door het lot zijn aangewezen.

Bijeenkomsten plannenEr worden idealiter enkele bijeenkomsten gepland tussen de overheidsinstantie en de deelnemers aan het overlegproces in de periode na ontvangst van de aanbevelingen. Deze contactmomenten dienen om te communiceren en om de burgers en de verschillende belanghebbenden te betrekken bij het antwoord en de follow-up van de beleidsmakers. Op deze manier worden ze betrokken bij de volgende fase van de beleidsontwikkeling, wat de legitimiteit van het overlegproces versterkt. In sommige processen worden de aanbevelingen niet alleen voorgesteld aan de overheid die de opdracht tot beraadslaging heeft gegeven, maar ook aan de belanghebbenden en het publiek. Het is ook mogelijk om de belanghebbenden en het maatschappelijk middenveld hierbij te betrekken om het antwoord van de bevoegde overheid te evalueren.

Ervaringslessen: De evaluatie

De meest betrouwbare methode om een proces te beoordelen, is een onafhankelijke evaluatie. Voor kleinere, kortere processen beveelt de OESO zelfrapportage door de leden en de organisatoren aan, wat ook de leerervaring kan verbeteren.